仕事の優先順位のつけ方

重要な仕事を後回しにしてしまったり、やってと言われていた仕事をやっておらず上司から怒られたり・・・仕事の優先順位がつけられなくて、うまく仕事ができずに悩んでいる人も多いのではないだろうか。

そこで今回は、仕事を効率よく段取りするための優先順位の考え方について、簡単にまとめておきたいと思う。結論は「先送りする理由のないものは、すぐに行うこと。そして今すぐできることではなく、今しかできないことを優先すること」だ。

仕事の優先順位のつけ方

すぐやることと先送りすることを決める

まず仕事をしていく上で「先送りする理由がないなら、今すぐにやる」ことは大原則として覚えておいて欲しい。

先送りする理由がないなら、今すぐにやる、を徹底するだけで、仕事のスピードも上がるし、忘れてしまうことも防げるので仕事のミスも減る。

例えば仕事が立て込んでいたとしても、新しい指示や業務をもらったら、まずその仕事を先送りする理由があるかどうか考えよう。もし先送りする理由がなければ、今すぐ取り掛かってしまうのがポイントだ。

では先送りする理由のある業務とは一体どういうものなのだろうか。2つある。

ひとつは何かしらの調査が必要だったり、資料作りの必要があったりというような仕事で、すぐに完成できない場合は先送りする必要がある。

もうひとつは、もらった仕事自体はすぐにできるものでも、その場では別のことを優先させた方が効率的である場合だ。

今すぐできることよりも今しかできないことを優先する

先ほど先送りした方がいい業務の考え方に「今すぐできる仕事であっても、その場では別のことを優先させた方が効率的である場合」というのがあった。

具体的にはどういうことか説明しよう。

例えば今すぐにできるメール返信等の仕事をやっていたとする。その際に上司から急遽、銀行にいってお金を振り込んできて欲しいと頼まれた。

現在時刻は午後2時30分。銀行はあと少しでしまってしまう。こういう場合に、今すぐできるメール返信の仕事をし続けるのは、仕事の優先順位を間違えていると言える。

なぜなら銀行での振り込みは、時間の期限があることだが、メール返信はいつでも可能だからだ。つまりこの場合、今しかできない銀行振り込みの仕事を先に行うべきということになる。

今回はわかりやすい例だったと思うが、改めて仕事を振り返ると、今しかできないことは結構多い。そう言ったときは、今しかできないことを優先しよう。

ルーティンに縛られない

あとは自分で業務のルーティーンを決めて、それに従って行動している人も、優先順位を間違えてしまうことが多い。

例えばこの書類は明日までにここまでは絶対にやらなくてはならないと、別に決められてもいないのに勝手に決めてしまって、その他のことが手につかなくってしまい、それよりも重要なことが後回しになってしまう場合などだ。

毎日のルーティーン業務は確かに大事だし、すぐにやることができるものも多い。でもルーティーン業務をいつするべきかについては、その時々の状況に応じて柔軟に考えるべきなのだ。

だからルーティーンを漫然と処理するのではなく、今しかできないこと、今やるべきことを優先することを心がけてほしい。