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会議に出席しているけど、退屈な会議の内容に不満を感じている人も多いのではないでしょうか。会議が絶対に行わないといけないもののように定例化してしまって、何のために行っているかわからない会議もあると思います。
そこで今回は書籍「How Google Works」にのっているGoogleが行っている会議のコツをまとめました。会議を上手に進めるコツがいくつかあるので、それを紹介しておきます。
会議にはオーナーを置く
ここでいうオーナーとは
単一の意思決定者で、意思決定に対して責任を持つ人物のこと。意思決定のプロセス全体を通して、誰が最終的に判断を下すのかをはっきりさせておく。オーナーは基本的に、社内の立場の高い人間を置くようにする。
結局このオーナーが会議の議論において最終的な判断を下します。なので基本はプロジェクトのリーダーがオーナーになるかと思います。
会議の目的が意思決定でない場合もオーナーを置く
会議によっては、意思決定を目的にしているものでないものもありますよね。例えば、情報共有やブレインストーミングのようなものもあります。その際であっても、単一の意思決定者であるオーナーを置くようにします。
オーナーは自ら動く
オーナーは誰かに会議の準備をしてもらうのを、待っている人ではありません。むしろオーナー自らが会議を招集し、会議の具体的な内容を決定していきます。
もし受け身で、人任せな人をオーナーにしてしまうと、その時点で会議の質が下がってしまう可能性があるかもしれません。
会議に必要な以下の内容はオーナーが責任をもって決定・実行していきます。
会議前
- 会議の内容が適切であるかの確認
- 会議の目的の設定
- 会議への参加者の決定
- 議題と資料は24時間前までに配布
会議後
- オーナーが48時間以内に会議の決定内容、行動計画を会議出席者に共有
会議は簡単に廃止できるようにする
会議は定例化してしまって、目的なく行われてしまうことがあります。ただ人が集まることが目的になってしまう会議です。
なので会議の目標が明確に定義されていなかったり、会議が目標を達成するのに役立っていなければ、会議を廃止するべきかもしれません。
会議を廃止するかどうかについての判断は、以下の質問の回答で、ある程度判断できます。
- 会議はまだ有益かどうか
- 会議の頻度が高すぎる、もしくは低すぎることはないかどうか
- 会議を通して参加者に必要な情報が伝わっているかどうか
これらの質問を受けて、オーナーが責任をもって会議を改善していきます。
オーナーが会議が不必要になっていることに気づけないようであれば、周りの参加者が会議を廃止することを提案できるといいですね。難しいですが(笑)
会議は運営しやすい規模にする
会議は、会議室に集まった全員が意見を述べられるようにする方がいいです。なぜなら会議は率直に意見を言い合うことで、議論が活性化するからです。
もし発言せずに座っているだけの人がいると、会議で参加者が率直に意見を言いにくくなってしまいます。
それらを踏まえると会議の人数は多くても8人、むしろ8人以下が妥当な人数です。10人まで増やすのはやめた方がいいです。参加者全員が発言できなくなることが多くなります。
会議の結果を知らせるべき人が他にいる場合は、会議に参加させるよりも情報を共有するプロセスを作るようにします。
会議に出ることが重要な人間の証ではない
もし会議に出ていて、自分の存在が必要ではないと感じたら退出します。事前に会議への出席を断る方がいいです。
しんじ
時間管理は重要
会議は時間通りにはじめ、時間通りに終わらせます。この会議時間の管理についても、オーナーが責任を持ちます。締めくくりには、結論と行動計画をおさらいする時間を残しておくようにするといいです。
例えば、重要な議題を話し合っていたとしても、時間の5分前には切り上げて、オーナーがまとめます。そして採決が必要なら、今までの議論を踏まえて採決して決定します。
議論する余地がまだ残っているとオーナーが判断するなら、オーナーが議題を持ち越します。そしてまた次回の会議で話し合います。
会議の出席者は人間です。ロボットではありません。だからどんなに切羽詰まっている状況でも、ランチやトイレ休憩の時間も予定に入れておきます。
もしほかの地域の従業員と会議する場合は、時差にも配慮してあげましょう。当然、会議の出席者にも家族と過ごす時間が必要だからです。
会議に出るならまじめにでる
基本的にマルチタスクはうまくいきません。会議中に会議とは関係のない用件でパソコンや携帯電話を使っているなら、会議より重要な仕事があるということです。
会議に出ている人は全員が、会議の内容に集中すべきです。もし会議が多すぎて仕事が終わらないというのなら、仕事の優先順位をつけて、会議に出席する数を減らすことが必要です。
まとめ
ということで、今回はGoogle流の会議の進め方のコツをまとめました。オーナーという意思決定者を1人置くことで、会議をスムーズに進めることができるという感じですね。
ただ会社の偉い人をオーナーとするので、オーナー自身が会議に対して熱意を持っている人でないと良い会議にはなりにくい点があるかなと思います。
あとはオーナーを持ち回りにして、変えてみるというのも一つの選択肢かもしれないですね。もちろんオーナーは準備等で大変な部分がありますが、1人の人がオーナーやり続けるのも少し違うような気がします。
会議に出席する人を引き付けるような会議内容にするということが、オーナーにも必要だし、それらをバックアップするような仲間の動きも必要ですね。
