仕事でのミスを減らす方法

またミスっちゃった…。うわー、上司の指示をちゃんと理解できてなかったー…。

こんな風に仕事でのミスや、ミスコミュニケーションが減らない人は多いのではないだろうか。ただでさえたくさんの情報を処理しなくてはいけないのに、慌てていたらなおさらミスしやすくなったり、抜け漏れしやすくなったりするだろう。

そこで今回は、仕事でのミスを減らすのに効果的な3つの方法について簡単にまとめておきたいと思う。結論は「先送りのお理由がない仕事はすぐ取り掛かること、そして上司とのミスコミュニケーションをなくす工夫をすること」だ。

上司から与えられた業務で、先送りする理由のないものについては、その場ですぐやることを徹底することが仕事のミスを減らすためのポイントだ。理由は、仕事を先送り、先送りにすることで仕事のスピードが下がるし、長く先送りした結果、仕事をし忘れてしまうリスクも高まるからだ。

例えば仕事でプレゼンの準備をしている時に、上司からメール返信をお願いされたとしよう。上司は時間のある時にメール返信しておいてくれればいいと言っているが、どうするのがいいか。

ここではメール返信をすぐ行ってしまうことをおすすめする。理由はプレゼン準備は資料の準備や調査に時間のかかるものが多いので、今すぐに終了させることができないが、メール返信はすぐにできるものだからだ。

ちなみに先送りした方がいい業務は、調査や資料作成が必要で時間のかかる業務、もしくは後でやった方が効率的な業務だ。また今しかできないような時間的制約がある業務については、優先して取り掛かるようにする。

ただ先送りする業務というのはあくまでも例外。原則は、もらった業務は今すぐに行なうということだ。これによって仕事のスピードも上がるし、仕事のし忘れも少なくなるはずだ。

上司から仕事の指示されたときは、メモを取ろう。そして、そのメモを見て今から行う業務フローについて上司に説明しよう。理由は仕事の指示内容をきちんと理解できていなかったり、コミュニケーションミスによって思ったような仕事が行われないことを防ぐためだ。

例えば上司から「これやっといて！」と急ぎで業務を頼まれたとしよう。過去にやったことのある業務ならそのまま仕事に取り掛かればいい。だがもし初めての業務の場合だったら、上司がどれだけ忙しそうであっても、どのように今から業務に取り組むか上司に説明しよう。

こうすることで、仕事をもらった時の上司からの指示と、自分の理解の齟齬をなくすことができる。最初は大変かもしれないが、徐々に自分でできることが増えてくれば、スムーズに仕事を進めることができるようになってくるはずだ。

作業中、どうしたらいいかわからないことが出てくるはずだが、それについては上司に都度確認しよう。理由は自分で判断してミスをしても責任をおうことはできないし、自分の実力を過信して失敗してしまわないことが重要だからだ。

例えば、プレゼン資料作成中に、ある記事を掲載するして良いかどうかわからない場合を考えてみよう。確かに上司の手を煩わせてはいけないと思って、3つほど別案を作成し、まとめて上司に出すということも可能だ。だが手間がかかりすぎるし、仕事が遅くなる。

たった一言「この内容を載せようと思いますが、大丈夫でしょうか？」と上司に確認すれば、それで全てが済むはずだ。

自分に実力があれば上司になるし、実力がなければ部下なのだから、部下のうちは自分の実力を真摯に受け止めよう。そして上司に都度確認しながら、進めていこう。そうすることでミスが少なくなっていくはずだ。